Forecasting and Scheduling, une solution garante de valeur

La réussite de toute entreprise passe nécessairement par le personnel et les équipes de travail qui œuvrent en arrière-scène. La connaissance, la flexibilité et l’amélioration continue sont les valeurs que les dirigeants actuels cherchent à mettre de l’avant et sont autant de vecteurs de performance et de réussite pour les cultures managériales modernes.

 

La mobilisation et la gestion efficace des employés deviennent des facteurs prépondérants dans le succès d’entreprise. Ainsi, les ressources humaines représentent un coût important et, par la même occasion, est la plus grande richesse pour toute organisation. De nos jours, l’un des enjeux majeurs est de trouver un outil qui optimisera les coûts et l’efficacité sans pour autant brimer le bien-être des employés. C’est d’ailleurs la mission principale de nombreux logiciels SIRH (système d’information en ressources humaines) : trouver une recette qui combinera efficacité organisationnelle et satisfaction des employés par le biais de différents modules. WorkForce Software (WFS) offre, pour sa part, de nombreuses fonctionnalités telles que Time & Attendance, Advanced Scheduler, Fatigue Management et Absence Compliance Tracker qui couvrent une très grande étendue des besoins potentiels du client.

 

 article1

 

En 2016, WorkForce Software rajoute une corde à son arc en faisant l’acquisition de l’entreprise britannique Workplace, leader pour les solutions infonuagiques de planification de personnel. Cette dernière, avec plus de 30 ans d’expertise dans le domaine, avait développé un module de prévision et planification (Forecasting and Scheduling) depuis plus de 20 ans. Ce module, appartenant désormais à WorkForce, permet de faire des prévisions d’affaires précises jusqu’à un niveau de 15 minutes, et ce, plusieurs semaines à l’avance.

 

article2

 

 

Cette acquisition apporte une nouvelle panoplie de fonctionnalités aux solutions de WorkForce Software. L’outil Forecasting and Scheduling se décompose principalement en 3 parties. En premier lieu, nous avons le module de Forecast qui s’assure de générer des prévisions de manière dynamique afin de toujours avoir le nombre optimal d’employés qui travaillent. Cette fonction permet aux entreprises de réduire les erreurs de planification et leurs coûts grâce à une évaluation plus précise de la demande réelle. Plusieurs facteurs sont pris en compte afin de définir la dotation journalière. Une analyse des données historiques et actuelles telles que les commandes, les délais de livraison, la demande de la clientèle, etc. permet de créer des prévisions de besoin de main-d’œuvre extrêmement précises. L’option d’aperçu des coûts de la main-d’œuvre planifiée est par ailleurs disponible dans ce module.

 

 

article3

 

De plus, la solution est flexible aux besoins du client. En effet, trois options s’offrent pour calculer les prévisions et la demande selon les données historiques ou non, migrées dans le système. À savoir, la moyenne de l’année actuelle liée aux tendances récurrentes, la moyenne de l’année actuelle liée aux semaines qui ont précédé. Finalement, la moyenne de l’année passée à la même période comparée aux chiffres de l’année actuelle. Les deux premières utilisent les données migrées dans le système alors que la dernière se base sur les données historiques brutes. Ces 3 options servent à générer les prévisions sur le volume pour les semaines à venir.

 

En deuxième lieu, le module de Schedule permet d’avoir une vue d’ensemble de tous les calendriers et horaires en temps réel, ce qui encourage à avoir une réactivité quasi instantanée à toutes situations qui nécessiteraient une action. De plus, les horaires peuvent se générer automatiquement selon des modèles prédéfinis, ou utiliser la puissante analytique de données afin de combiner différents indicateurs de performances (KPI) aux disponibilités des employés. Cet outil permettra à toute entreprise d’augmenter la productivité du personnel ainsi que de trouver plus de constance dans la création de calendriers. Ce bénéfice joue un rôle direct sur l’équilibre travail et vie personnelle et augmente la rentabilité d’une entreprise.

 

 L’amélioration continue est mise de l’avant avec la nouvelle fonctionnalité Schedule Quality Rating (SQR) qui évaluera les horaires créés sur une évaluation basée sur 5 afin d’optimiser les habitudes de révision et, par le fait même, les changements. Cette note prend en considération les indicateurs de performance selon un poids que le gestionnaire choisit. De cette façon, le SQR s’aligne avec l’identité de l’organisation et s’adapte aux différents styles de gestion.

 

 article4

 

En dernier lieu, le module Optimize offre l’option d’optimiser les calendriers. Cette fonction donne lieu à des millions de changements de calendriers potentiels. Les gestionnaires obtiennent instantanément une vue des horaires qui maximisent les niveaux de productivité selon les budgets fixés. Tout en évitant les surcharges et les insuffisances. Optimizer prend en compte plusieurs facteurs tels que : les politiques de l’entreprise, les disponibilités des employés, les lois du travail afin de créer les horaires les plus complets et optimaux possible.

 

 article5

 

Les cadres trouveront en Forecasting and Scheduling une solution d’optimisation centrée sur les employés et qui répondra aux besoins spécifiques de chaque structure. S’intégrant facilement avec les autres modules de WorkForce, Forecasting and Scheduling saura utiliser l’analytique de données pour propulser les entreprises. T-Mobile, opérateur mondial de téléphonie mobile et Wireless Vision, le plus grand détaillant de T-Mobile aux États-Unis ont décidé en 2013 d’implémenter les modules de Forecasting and Scheduling et Time & Attendance à travers 189 magasins aux États-Unis. Les résultats observés ont été instantanés. En effet, le taux de conversion des magasins a dépassé 2,5 fois celui observé auparavant. Le taux de rotation du personnel dans l’entreprise est passé de 125 % à 40 % en moins d’un an et demi. On remarque une économie d’environ 7000 $ par nouvelle embauche ainsi qu’une augmentation intéressante de 22 % pour le revenu par heure et de 60 % pour le profit net après le seuil de rentabilité.

 

« Le taux de rotation du personnel dans l’entreprise est passé de

125 % à 40 % en moins d’un an et demi »

Ride Aid, une autre compagnie qui œuvre dans le domaine de la pharmaceutique a, pour sa part, décidé d’implémenter le module Forecasting and Scheduling uniquement, et ce, pour ses 89 000 employés à travers les différentes filiales du pays. Les résultats sont clairs : 60 jours pour déployer la solution dans les 4800 magasins. Une économie annuelle de 1,5 million de $ en heures supplémentaires et une augmentation drastique des ventes et de la qualité du service à la clientèle dû à l’amélioration de la mobilisation et de l’engagement.

 article6

 

Les résultats observés pour les entreprises ci-haut démontrent l’étendue du pouvoir du module Forecasting and Scheduling. Avec une meilleure connaissance de la recette magique pour optimiser la qualité de vie des employés ainsi que le revenu et bénéfice, toutes les raisons sont bonnes pour adopter une solution qui transcende les limites et les barrières de la gestion traditionnelle.

 

Amine El Graoui, consultant, pratique Workforce Software, IN-RGY

Contactez IN-RGY à l’adresse suivante : workforce@in-rgy.com