Chez IN-RGY, le processus de paie de fin d’année se fait toujours sans soucis. Comment fait-on? Experts en planification et en exécution de fin d’année financière, nous soutenons régulièrement un grand nombre de clients dans leur propre processus (service d’accompagnement efficace, configuration précise, calculs et conciliation).

De plus, nous utilisons les 5 conseils et outils pratiques suivants.

1. Établissez votre méthode de mise à jour du système

  • Choisissez la mise à jour de votre système : Human Resources Support Packages (HRSP) ou Country Legal Changes (CLC) (plus spécifique au Canada). Consultez-nous pour savoir laquelle installer selon votre situation.
  • Déterminez la fréquence des mises à jour de fin d’année (Notes OSS).
  • Utilisez adéquatement vos outils actuels : SAP Scope & Effort Analyzer (SEA) et Business Process Change Analyzer (BPCA) de SAP Solution Manager 7.1, et User Procedure Login (UPL). Grâce à ces derniers, le système offre des statistiques et de l’information pertinente pour déterminer quels sont les transactions et les éléments réellement affectés par les mises à jour de HRSP, CLC et EHP. Votre temps d’essai et vos efforts se voient alors diminués de 60 à 70 %, ce qui vous permet de consacrer votre temps à l’amélioration de vos systèmes et à la gestion d’autres activités stratégiques.

2. Rassemblez l’information et les gabarits nécessaires

  • Si votre entreprise est située au Québec, assurez-vous de demander rapidement votre numéro de transmission de supports magnétiques au ministère du Revenu : un délai de quelques semaines est à prévoir.
  • Assurez-vous d’avoir les plus récents gabarits XML.
  • Vérifiez les changements de réglementations sur le site de SAP Marketplace Canada et de L’Association canadienne de la paie (ACP) (ex., le nouveau Relevé d’emploi en 2015) pour ajuster la mise à jour de votre système en conséquence.

3. Définissez les rôles et les responsabilités

  • Assurez-vous que les services de TI et de la paie sont en phase avec les activités et l’horaire prévus.
  • Rappelez aux employés de remplir leur demande de déduction d’impôt additionnelle et de mettre à jour leur adresse postale et toute autre information importante.
  • Engagez rapidement les tierces parties dont vous avez besoin pour imprimer et distribuer les formulaires, si tel est le cas. L’impression et la distribution pourraient avoir des restrictions ou des exigences inattendues.

4. Établissez votre plan de déploiement

  • Intégrez également les principales tâches reliées à la paie (processus de conciliation, création de formulaires, rapports et ajustements, etc.). Un cycle de fin d’année demande plus que de simples mises à jour du système!
  • Réalisez un modèle de configuration complet.
  • Organisez votre plan d’essai et vos scénarios. Un de nos spécialistes peut vous aider à tout planifier adéquatement : vos scénarios de tests peuvent être automatisés par SAP afin de réduire vos efforts.
  • Corrigez les erreurs de paie qui peuvent mener à des accumulations, des calculs et des versements erronés, et ce, surtout les premières années suivant une nouvelle implantation. Assurez-vous que tous les avantages, déductions, gains et calculs soient justes et inscrits au bon endroit.

5. Utilisez les documents essentiels

Bien que suivre des étapes de mise à jour détaillées en période de fin d’année soit une bonne idée, il est idéal de faire un suivi tout au long de l’année pour plus d’efficacité. IN-RGY met à votre disposition la documentation nécessaire pour vous permettre d’être prêt pour la période de fin d’année :

Standardisation de votre processus

  • Ajustements et conciliation de fin d’année
  • Rapports et formulaires de fin d’année
  • Addition, amendement ou annulation de relevés
  • Libre-service des employés (formulaires accessibles avec SAP Renewal)
  • Etc.

Amélioration du déploiement des ajustements requis pour votre système

  • Liste de vérification et planification du projet
  • Modèle de configuration
  • Notes OSS et gabarit pour le suivi du transport
  • Analyse des résultats des tests et comparaison des tableaux; analyse des transactions et des résultats SPAU et SPDD

Liste de tâches pour la fin d’année financière

Pour tout prévoir dans votre processus de fin d’année financière, profitez de notre liste pratique.

Si vous avez besoin d’assistance pour votre processus de fin d’année ou si vous êtes incertain des étapes à suivre, notre équipe de professionnels peut vous aider.