Lors du Release 6.2 dans Dimensions nous avons pu constater une nouvelle option fort utile pour nos clients. Vous pouvez à partir de maintenant gérer les demandes d’absences faites par les employés directement dans Planificateur Horaire. Effectivement, cette option existait auparavant seulement dans Employée Self-Service ou le gestionnaire direct pouvait approuver ou refuser les demandes d’absences. Maintenant, les responsables de la planification horaire ont aussi cette possibilité.
Cet outil détient plusieurs avantages qui pourraient être utiles pour le fonctionnement de votre entreprise tel que :
- L’approbation des absences à même l’horaire avec la possibilité d’approuver, refuser, annuler, inscrire des commentaires, etc.
- Le niveau d’approbation n’est plus limité au supérieur immédiat, mais peut être configuré pour que l’approbation puisse se faire par un groupe de personnes autres.
- Un indicateur visuel du calendrier mensuel avec le nombre de demandes ainsi que les demandes à approuver.
- Un indicateur du nombre de demandes dans une colonne de Dataview.
L’approbation des absences dans l’horaire
Une fois que l’employé aura fait sa demande d’absence à travers son portail d’employée "Employee Self Service" la demande apparaitra dans l’horaire. Vous serez en mesure de consulter ces demandes par localisation et par période. Si vous cliquez "droit" sur la demande, vous pourrez consulter les détails quant au statut, les différentes banques disponibles pour l’employé, la date de création de la demande ainsi que le type d’absence pour laquelle la demande a été faite. Vous allez aussi avoir la possibilité d’approuver, refuser, modifier, annuler et ajouter un commentaire.
Les statuts de la demande seront facilement différenciables grâce à un code de couleur. Si la demande est acceptée, le code de paye correspondant viendra s’ajouter directement dans l’horaire.
Finalement, vous serez aussi en mesure de déterminer quelle information et quels statuts vous voulez voir affiché dans le planificateur horaire en cliquant sur l’onglet : et en sélectionnant les options suivantes :
La visualisation du calendrier
Vous êtes probablement familiers avec les différents indicateurs présents en bas du planificateur horaire. Un onglet portant le nom de Calendrier d’absence "Absence Calendar" sera disponible. Si minimisé, trois mois pourront être visualisés à la fois. Si maximisé, 12 mois seront visualisés à la fois. Pour chaque jour, il sera possible de voir le nombre de demandes d’absences. Lorsqu’un point noir est affiché dans une journée, c’est qu’il y a des demandes à approuver pour cette journée spécifique. S’il n’y a pas de point, cela signifie que les demandes ont déjà été traitées. Les données affichées seront celles de la localisation sélectionnée.
La configuration
L’affichage de la demande dans le planificateur horaire
Suivez le chemin suivant (Administration>Application Setup>Scheduler Setup > Schedule Planner) et activez la visualisation des demandes d’absences dans la configuration.
L’affichage du calendrier dans le Schedule Add-on
Suivez le chemin suivant (Administration>Application Setup>Scheduler Setup > Schedule Planner) et activez le calendrier dans la configuration.
L’ajout de la colonne des demandes dans un Dataview
Suivez le chemin suivant (Administration>Application Setup>Display Preferences > Information Access > Dataview Management) et ajoutez une colonne portant le nom "Requests" pour être en mesure de visualiser le nombre de requêtes dans le Dataview de votre choix.
La gestion des approbateurs
Suivez le chemin suivant (Administration>Application Setup>Employee Self Service >Request Subtype). En choisissant une requête d’absence, vous allez être en mesure de choisir un "Approval Setting" ou non. Une série d’approbateurs peut être définie à cet endroit. Si la sélection est laissée à "None", les personnes ayant accès à l’horaire ainsi que le gestionnaire indiqué dans le dossier de l’employé sous le champ "Reports To" pourront visualiser et gérer des demandes d’absences.
J’espère que cette nouvelle option sera bénéfique dans votre entreprise. Ce sera un plaisir de vous aider avec la configuration et l’utilisation de cet outil.
Cristina Iacob
Consultante Kronos