WorkForce Software, éditeur de logiciels de gestion du temps, a lancé le Standard Product vers la fin de l’année 2016. Ce module comprend un produit de base auquel viennent s’ajouter des extensions et repose sur une méthodologie d’implémentation nommée Xcelerate. Cette approche d’implémentation permet une analyse des requis ainsi qu’une configuration de la solution beaucoup plus efficiente en comparaison à une conception totalement sur mesure. Le Standard Product offre les meilleures pratiques de l’industrie en matière de fonctionnalités de base pour la gestion du temps et la présence, tout en s’adaptant aux requis plus précis de chaque client.
En avril 2017, Vizio, une entreprise de divertissement dont le champ d’expertise s’étale dans la fabrication et la mise en marché de matériel électronique, s’est tournée vers IN-RGY pour l’implémentation d’un nouveau système de gestion de temps. La problématique d’affaire de l’entreprise californienne était claire : remplacer le système actuel et les processus désuets avec un cadre temporel et budgétaire très strict. Pour répondre à cette demande, IN-RGY a proposé à Vizio d’aller de l’avant avec le Standard Product de WorkForce. L’un des grands avantages de la méthodologie proposée est qu’après ou même avant la prise des requis, il est facile de montrer aux utilisateurs et responsables à quoi ressemble une instance de base avec les différentes composantes offertes par le standard Product (Banques, Policy Profile, etc.). Le client peut alors décider d’ajouter et de personnaliser des éléments selon ses besoins. Cette facilité de démonstration est l’une des forces du module puisque le client paie vraiment pour la valeur ajoutée qu’il s’attend à recevoir.
Se tourner vers le Standard Product est synonyme de réussite, autant immédiate que différée, puisque ce produit a été conçu de manière à garantir des bénéfices directs pour toute compagnie l’adoptant, et cela, particulièrement au niveau de la gestion de projet. En effet, le Standard Product joue sur les axes du triptyque de la gestion de projet à savoir le délai, le coût et la qualité.
Le délai
Le Standard Product agit sur les délais de manière à les optimiser. Le fait que ce produit soit conçu sur un modèle clé en main (base plus extensions) permet de réduire de manière considérable les tâches en conception et architecture de solution. En effet, l’architecture des interfaces standards ainsi que des fonctionnalités de base sont incluses dans le produit. Ainsi, les consultants gagnent un temps énorme sur la configuration et peuvent alors commencer à adapter les différents éléments aux besoins propres de chaque client. L’efficacité dans la sphère des délais est surtout due à l’énorme éventail de modèles (gabarits), déjà testés au préalable, auxquels les professionnels peuvent faire appel. En bref, le Standard Product, par sa rapidité de configuration, offre aux clients un produit à coût réduit et aux entreprises la capacité de respecter des délais très restreints. Lors du projet Vizio, cette économie de temps s’est fait sentir dès les premiers moments. En effet, selon Alexandre Dionne, conseiller principal sur le projet, le Standard Product aurait permis d’économiser environ 60 heures de configuration et plus de 100 heures en prise de requis et tests. Ces 160 heures combinées ne sont pas négligeables et allègent énormément la facture du client, qui ne saurait s’en plaindre.
Le coût
Comme mentionné ci-dessus, la facilité de configuration minimise considérablement le nombre d’heures allouées, et de ce fait, réduit le coût global des heures de consultation. Autre impact que l’on peut considérer, la réduction de la taille des équipes de travail et du nombre de ressources allouées, par comparaison à un projet de même envergure configuré à partir de zéro. Pour le projet Vizio, deux conseillers et un chef de projet ont été assignés, tout en respectant les contraintes de temps et de budget. Nul doute qu’au moins un conseiller supplémentaire aurait été nécessaire pour la conception et la réalisation de la configuration dans le cas d’une solution sur mesure. En bref, le produit standardisé facilite la gestion de projet en limitant et en diminuant les coûts de main-d’œuvre et de gestion.
La qualité
Outre l’économie de coût, la taille réduite des équipes de travail joue aussi un rôle prépondérant dans l’organisation et la communication entre les parties prenantes. Les conseillers travaillent avec moins de couches administratives et le contact avec leurs collègues se voit facilité. Cette méthodologie permet aux conseillers de focaliser leurs efforts sur les spécificités plus complexes de chaque projet, sachant que les requis de base sont déjà préconfigurés. De plus, le Standard Product offre aux entreprises une configuration qui respecte les règlementations locales et fédérales. Ces règles opérationnelles peuvent parfois être difficiles à suivre si elles ne sont pas automatisées. Seul un logiciel spécialisé et performant peut répondre à ces requis élaborés. C’est le cas du FMLA et du FLSA, des législations qui encadrent le travail aux États-Unis. Ces dernières comportent de nombreuses règles opérationnelles qui peuvent s’appliquer dans différentes situations. WorkForce Software, avec son Standard Product, permet de respecter et de faire le suivi de l’impact de ces règles sur une entreprise. Durant le projet Vizio, l’automatisation du FLSA était un requis très important pour l’entreprise californienne. Le Standard Product a facilité la configuration par la disposition de modèles (gabarits) complets qui encadrent toutes les formalités de cette loi. La conformité est au centre des préoccupations de WorkForce, qui en a fait une valeur centrale lors de la conception de leur produit standardisé.
En conclusion, suite au projet Vizio, les résultats obtenus et la rétroaction du client ont été très satisfaisants. Si certaines limites d’envergure existent aujourd’hui à savoir : produit à l’origine pour les États-Unis, adapté pour une taille inférieure à 5000 employés et présence d’un Policy profile group par défaut; le Standard Product est un outil qui peut s’adapter à toute entreprise ayant des besoins spécifiques. En plus de sa facilité de configuration, ce produit permet de respecter des contraintes de temps et de budget, et ce, sans compromettre la qualité du résultat final., le produit reste personnalisable très facilement aux besoins particuliers. Ce dernier, représente un outil révolutionnaire qui se voit être une excellente alternative, dans la plupart des situations, à une configuration de zéro dû à la grande valeur ajoutée qu’il offre.
Amine El Graoui, consultant, pratique Workforce Software, IN-RGY