Guide de paie de fin d'année pour les entreprises

La fin de l'année approche et le processus de paie de fin d'année revient en priorité dans nos agendas. Le traitement de la paie de fin d'année consiste à évaluer les taxes, les compensations et les déductions dans les salaires des employés tout en validant la conformité de la paie et des taxes de votre organisation avec les réglementations les plus récentes. Ce processus se déroule tout au long du quatrième trimestre de l'année et au cours des deux premiers mois de l'année suivante. Chez IN-RGY, nous croyons que la clé pour traverser cette période de fin d'année souvent stressante est de la planifier en avance. Si les informations de votre organisation ne sont pas conformes aux réglementations fédérales, provinciales et/ou territoriales, votre société sera fort probablement soumise à des frais et à des coûts réglementaires. D’année en année, plusieurs organisations font face à des difficultés liées au manque d'expertise interne, de ressources qualifiées, de capacité ou autre.

Cette année, nous avons créé une liste de contrôle pour la Gestion de la Paie SAP pour vous aider à naviguer à travers le processus de paie de fin d'année pour finir l’année en beauté et commencer la nouvelle du bon pied!

1. Planification des activités de fin d'année

> Objectif: Réévaluer toute mise à jour nécessaire des processus de l'année précédente, comprendre le travail supplémentaire qui sera requis de votre équipe et établir un plan de travail clair pour le processus de paie de fin d'année de votre organisation.

> Étapes:

Dressez la liste des activités dans tous les domaines qui doivent être réalisées dans le cadre du processus, et non seulement celles liées à la configuration du système.
Déterminer qui sera responsable pour chaque tâche dans les différentes équipes et différents départments afin d’assigner un responsible pour chacunes des activités.
Anticipez les obstacles potentiels qui pourraient avoir un impact sur le plan de travail.
S'aligner avec les parties concernées sur les dates cibles requises pour chaque activité, en particulier les tâches simultanées, telles que les derniers paiements de fin d'année, la coordination des éventuels hors cycles de fin d'année et les activités de début d'année.
Soyez attentif aux communications entrantes de SAP concernant les améliorations de fin d'année et examinez toutes les mises à jour pertinentes pour déterminer les impacts potentiels sur votre traitement.
Mettez en place un plan pour suivre la progression et l'achèvement des activités requises.

Envisagez de réviser votre plan actuel pour tenir compte de ce qui suit*:

Rafraîchir l'instance pour vous assurer que les données sont à jour.
Mettre le système à niveau avec le niveau de support recommandé par SAP.
Collecter et valider toute information en dehors du système de paie.
Configurer et/ou réviser le calendrier des vacances.
Générer et valider les horaires de travail, les périodes de quota, les périodes de paie, les dates de paiement et les dates d'enregistrement.
Valider les informations sur les employés, la gestion et les constantes de la paie.
Générer et valider l'année d'accumulation pour les congés payés.
Ajuster et vérifier les modifications des taxes provinciales et fédérales, les taux des avantages sociaux, les taux d'indemnisation des travailleurs.
Effectuer les configurations de début d'année et les configurations de fin d'année pour les rapports de fin d'année.
Mettre en correspondance les nouveaux types de salaires avec les formulaires.
Appliquer les changements pour les formulaires fiscaux et le XML.
Exécuter le test fonctionnel, déployer en production.
Exécuter un audit des informations sur la paie et appliquer les ajustements pertinents.
Exécuter le processus de fin d'année et générer les rapports de fin d'année et les fichiers sur support magnétique.
Traiter les modifications apportées aux rapports de fin d'année.

*En fonction de votre situation et de vos conditions

> À considérer:

Mon plan inclut-il toutes les sous-tâches de chaque activité à réaliser pour une vue claire de l'ensemble du projet?
Y a-t-il des mises à jour à faire par rapport au processus de l'année dernière ? Quels sont les changements à apporter pour tester correctement et garantir un calendrier réaliste?
Mon organisation dispose-t-elle des ressources appropriées pour prioriser et réaliser les activités du processus de fin d'année requises par le plan de travail en plus des activités quotidiennes habituelles?
Les ressources dédiées de mon équipe ont-elles les connaissances appropriées sur les exigences du processus de fin d'année ? Le mois de décembre s'accompagne d'une charge de travail élevée, il est donc important de réévaluer et de combler les lacunes afin de s'assurer que tous les objectifs puissent être atteints.
Quel est le délai approprié à fixer pour atteindre l'objectif de réaliser toutes les activités avant le dernier jour du mois de février? Cet objectif doit permettre d’envoyer les informations aux entités juridiques respectives à temps pour éviter les pénalités.
Le calendrier actuel prévoit-il suffisamment de temps pour tester tous les scénarios et changements pour tous les employés avant la première période de paie de l'année prochaine? Si les employés reçoivent des paiements inexacts en raison de l'absence de tests, le processus informatique d'envoi des corrections à la production prendra du temps et ajoutera du stress à l'envoi des paiements finaux.
Le calendrier actuel prévoit-il des tests permettant de s'assurer que les montants figurant sur les formulaires sont distribués correctement?

> Opportunités d'apprentissage:

Organiser un atelier afin de vous assurer que les utilisateurs clés de votre organisation soient prêts à réussir le processus de SAP.
Au fur et à mesure que de nouvelles ressources deviennent disponibles ou sont transférées en interne, créez un programme de formation pour le nouveau personnel sur les exigences du processus de paie de fin d'année.

2. Préparer les améliorations de début d'année

> Objectif: Mettre en place le système de paie pour les opérations de l'année prochaine et se tenir au courant des réglementations fédérales, provinciales et/ou territoriales.

> Étapes:

Mettre en place et réviser les primes, les quotas, les calendriers et les variables de l'année suivante.
Évaluer la cartographie des types de salaires pertinente avec les formulaires correspondants, s’assurer que toutes les mises à jour nécessaires sont appliquées.
Effectuer des rapports pour vérifier la validité des informations actuelles du système.
Rester à jour sur les règlementations gouvernementales de l’année 2022:

Une fois que le gouvernement aura publié les règlementations de cette année, vous trouverez les dernières mises à jour avec les liens ci-dessous.

> À considérer:

Y a-t-il place à l'amélioration dans le processus actuel pour que toutes les informations essentielles soient centralisées et les données correctement regroupées?
Y a-t-il des changements organisationnels ou de prestations qui auront lieu à partir du 1er janvier?

> Opportunités d'apprentissage:

Avec l'expertise des TI, effectuer et documenter le processus des activités de configuration.

3. Installation, test et validation du pack de support SAP pour le début de l'année

> Objectif: Mettre en œuvre les mises à jour juridiques et techniques fournies par SAP dans le système et veiller à ce que vos informations soient conformes à toutes les réglementations, y compris celles relatives à l'établissement de rapports.

> Étapes:

Coordonner avec votre équipe TI afin de prendre en charge tous les changements pertinents qui doivent être mis à jour conformément aux exigences légales.
Appliquer et tester les mises à jour du pack de support concernant les nouvelles taxes et relatives au processus de fin d'année fourni par SAP.
Tester les nouvelles valeurs dans des scénarios de bout-en-bout.

> À considérer:

Quelles améliorations pertinentes du produit sont à venir dans la dernière Offre de Support de SAP?
Quel processus est requis afin de s’assurer d’avoir la plus récente mis à jour système de l’Offre de Support de SAP et exécuter le processus de fin d'année?
Après la mise à jour de l’Offre Support, est-il nécessaire de définir les causes des tests de régression pour mettre à jour d'autres parties du processus?
Sachant qu’il est essentiel d’effectuer des tests de cas basés sur les processus d'affaires, est-ce que les tests effectués durant le premier mois sont pris en compte pour valider le début de l'année?

> Opportunités d'apprentissage:

S'adresser à un partenaire externe pour toute demande de renseignements et/ou d'assistance concernant la mise à niveau du pack de support.

4. Préparation et tests de fin d'année

> Objectif: Vérifier que les soldes et les déductions des salaires ont été calculés avec exactitude tout au long de l'année et que les informations de votre organisation sont conformes à toutes les réglementations.

> Étapes:

Réviser les SNOTES pour les corrections et les ajustements livrés par SAP.
Recueillir, préparer et valider toutes les données relatives aux paiements ou aux retenues qui pourraient ne pas être prises en compte dans le logiciel de paie.
Télécharger toutes les informations qui ne se trouvent pas dans le logiciel de paie SAP.
Mener une phase de test pour le processus de fin d'année en utilisant la méthodologie agile.
Exécuter votre processus de fin d'année.

> À considérer:

Quelles sont les étapes de préparation nécessaires pour assurer la livraison des formulaires aux employés?
Comment valider l'information en masse?
Quels sont les outils auxquels votre organisation a peut-être déjà accès et dont elle ne tire pas le meilleur parti?
Y a-t-il des types de salaires cachés dans le système?
Y a-t-il des types de salaires manquants qui pourraient nécessiter des ajustements?
Quel processus doit être exécuté pour résoudre les types de salaires avec des cumuls erronés?
Tous les préparatifs ont-ils été faits pour tester le processus avec des données aussi proches que possible des données de production réelles?
Comment pouvons-nous améliorer le processus pour nous assurer que nous collectons toutes les données avec précision tout en réduisant le temps nécessaire à la génération des formulaires?

> Opportunités d'apprentissage:

Avoir accès à une source d'informations fiable pour contacter en cas de problème ou de diagnostique nécessaire dans SAP. Recherchez un partenaire externe qui offre des Services de Gestion des Applications (Application Management Services - AMS), comme IN-RGY.
Utiliser les transactions pour le cumul du bilan de santé du processus de fin d'année et le recensement de fin d'année.

5. Exécuter les rapports de fin d'année et soumettre les formulaires

> Objectif: Remplir les exigences légales et informer l’Agence du revenu du Canada (ARC), les entités provinciales/territoriales sur la fiscalité et fournir aux employés de votre organisation les informations requises pour leurs déclarations de revenus personnelles.

> Étapes:

Valider les données de votre organisation avec les bons outils.
Déposer les déclarations par voie électronique.
Exécuter la stratégie de livraison des formulaires aux employés.

> À considérer:

Quels employés ont des scénarios spécifiques qui peuvent nécessiter une révision plus approfondie de leurs formulaires?
Y a-t-il des ajustements en attente?
Toutes les données sont-elles présentes pour remplir les formulaires?
Toutes les données nécessaires sont-elles téléchargées et traitées?
Un amendement sera-t-il nécessaire plus tard?
Quels tests doivent être effectués avant la fin de l'année fiscale?
Quels tests peuvent être effectués au début de la nouvelle année?

> Opportunités d'apprentissage:

Acquérir une compréhension plus approfondie en faisant appel à un responsable des tests, tel qu'un partenaire qui offre des services de gestion des applications, afin d’obtenir des conseils sur la phase de test.
Traiter les ajustements des formulaires avant de les soumettre au gouvernement.
Obtenir des informations et des connaissances plus rapidement en travaillant avec une équipe de soutien pour résoudre les erreurs inattendues du système, apprendre à exécuter des transactions, et plus.

En raison du manque de ressources qualifiées dans le secteur, nous vous recommandons de planifier votre stratégie de processus de paie de fin d'année à l'avance et de commencer à vous préparer dès que possible.

Si vous avez des questions ou avez besoin de soutien pour votre processus de paie de fin d'année, n'hésitez pas à contacter notre équipe à tout moment. Chez IN-RGY, nous disposons d'une équipe de consultants compétents, dotés d'une expertise diversifiée en matière des RH, ayant travaillée soit chez SAP, soit dans le domaine des RH chez le client. Notre équipe est dédiée à vous aider à terminer l'année en beauté et assurer un départ en feu pour 2023!