SAP SuccessFactors Accueil et intégration (Onboarding) a fait l'objet d'une mise à jour majeure ! Mais le hic, c'est que l'ancienne version va être progressivement retirée. À partir du second semestre 2025, SAP commencera à réduire le support de SAP SuccessFactors Accueil et intégration 1.0 et entrera dans sa phase de fin de maintenance.
Les organisations qui utilisent actuellement Accueil et Intégration 1.0 devront prendre des mesures et se préparer à ces changements. De nombreuses organisations se posent actuellement des questions telles que : Quel en sera l'impact ? Pourquoi devrions-nous migrer vers la nouvelle version d'Accueil et Intégration 2.0 ? Quelles sont les différentes approches possibles ? Nous espérons vous apporter quelques éclaircissements à ce sujet afin que vous puissiez vous sentir en confiance dans votre plan de transition. Pour simplifier la lecture de ce blog, nous utiliserons le terme Onboarding pour référer au module Accueil et Integration.
Nous allons tout de suite répondre à certaines de ces questions !
> Quelles sont les différentes implications de la fin de vie de l'Onboarding 1.0 ?
Chaque fois qu'un fournisseur de solutions annonce la fin de la maintenance ou du support d'un produit, ce n'est pas quelque chose à prendre à la légère car cela peut avoir de multiples impacts à différentes échelles pour une organisation, y compris des coûts imprévus. L'objectif est de bien comprendre les implications et d'assurer une planification adéquate pour éviter de perturber vos opérations. Voici quelques éléments à prendre en compte lors de l'abandon de l'Onboarding 1.0 :
1. Absence de support : Une fois qu'Onboarding 1.0 aura atteint sa fin de vie, il ne sera plus pris en charge par SAP. Cela signifie que les clients ne recevront pas de mises à jour, de corrections de bogues ou de support technique pour Onboarding 1.0. Il pourrait devenir de plus en plus difficile de résoudre les questions ou les problèmes qui se posent dans le système.
2. Impossibilité de traiter les nouvelles embauches : Avec la fin de vie de Onboarding 1.0, les clients ne seront plus en mesure de traiter les nouvelles embauches via le système. Cela peut perturber le processus d'intégration et obliger les organisations à trouver d'autres solutions ou à migrer vers une version plus récente.
3. Élimination des doubles redondances : Comme Onboarding 1.0 n'est plus pris en charge, les entreprises devront éliminer toute redondance avec d'autres systèmes ou processus. Cela peut impliquer de rationaliser et de consolider les processus d'onboarding afin de garantir l'efficacité et la conformité.
4. Migration vers une version plus récente : L'annonce de la fin de vie d'Onboarding 1.0 indique que les organisations doivent envisager de migrer vers la nouvelle version d'Onboarding 2.0. Cette nouvelle version permettra d'accéder à des caractéristiques mises à jour, à des fonctionnalités améliorées et à un support continu de SAP.
5. Planifier la migration : Les organisations qui utilisent Onboarding 1.0 devraient commencer à planifier la migration vers une version plus récente. Il s'agit d'évaluer les besoins, les avantages et les fonctionnalités de la nouvelle version et d'élaborer une stratégie de migration. Il est important de suivre le développement d'Onboarding 2.0 et de se tenir informé des mises à jour ou des calendriers fournis par SAP ou de demander à votre partenaire de service.
> Quelles sont les principales différences entre Onboarding 1.0 et Onboarding 2.0 ?
Il est indéniable que l'onboarding 2.0 offre une expérience d'onboarding plus moderne, plus flexible et plus intégrée qui peut aider les entreprises à rationaliser leur processus d'onboarding et à améliorer l'expérience des nouveaux embauchés. Voici un aperçu des principaux avantages de l'onboarding 2.0 :
1. Interface utilisateur (UI) : Onboarding 2.0 offre une interface utilisateur moderne et intuitive, la rendant plus conviviale et réactive.
2. Onboarding 2.0 est une extension du système Employee Central, ce qui signifie que tous les profils d'employés et les règles de gestion que vous avez créés sur EC peuvent être utilisés dans Onboarding.
3. Support mobile : Accédez aux tâches d'onboarding et effectuez-les en déplacement grâce à Onboarding 2.0, qui répond aux besoins des utilisateurs mobiles et améliore la flexibilité et l'accessibilité.
4. Configurabilité : Personnalisez les flux de travail, les formulaires et les modèles dans Onboarding 2.0 pour répondre aux besoins et aux exigences uniques de votre organisation.
5. Intégration : Intégration transparente d'Onboarding 2.0 avec d'autres modules SuccessFactors, tels que Employee Central et Recruiting, pour un flux de données fluide entre les processus RH.
6. Collaboration : Favorisez la collaboration et la communication entre les parties prenantes grâce à l'attribution de tâches, aux notifications et au partage de documents dans Onboarding 2.0.
7. Conformité et sécurité : Assurez la confidentialité et la protection des données grâce aux dernières mesures de sécurité, telles que le cryptage des données et les contrôles d'accès, dans Onboarding 2.0.
8. Rapports et analyses : Obtenez des informations sur les processus d'onboarding et suivez les indicateurs essentiels grâce à des rapports et des analyses améliorés dans Onboarding 2.0.
9. Expérience employé : Ravissez les nouveaux membres de votre équipe avec des messages de bienvenue personnalisés, des portails en libre-service et des tâches guidées dans Onboarding 2.0.
Pour plus d'informations sur certaines des nouvelles fonctionnalités disponibles dans Onboarding 2.0 (disponible qu’en anglais), cliquez ici.
Le processus d'intégration est essentiel pour les organisations, car il donne le ton à l'expérience du nouvel employé au sein de l'entreprise. Il peut permettre un engagement accru des employés, une amélioration des taux de rétention, une productivité plus rapide, un alignement culturel, un développement des talents et une amélioration de l'image de marque de l'employeur. Ces nouveaux avantages de Onboarding 2.0 contribueront certainement à préparer le terrain pour une réussite à long terme et à favoriser un environnement de travail positif.
> Quelles sont les différentes approches possibles pour passer à Onboarding 2.0 ?
Il existe différentes approches de mise en œuvre possibles pour migrer de Onboarding 1.0 à Onboarding 2.0. L'approche spécifique choisie par une organisation peut dépendre de divers facteurs, notamment la taille de l'organisation, la complexité de la configuration Onboarding 1.0 existante, le niveau de personnalisation requis, les exigences spécifiques du projet de mise à niveau et les ressources disponibles. Voici quelques approches de mise en œuvre possibles :
1. Approche Big Bang : Cette approche implique un passage complet d'Onboarding 1.0 à Onboarding 2.0 en un seul événement de mise en service. Cette approche est généralement utilisée par les petites organisations dont les configurations sont moins complexes et les personnalisations moins nombreuses. Elle peut être plus rapide et plus simple, mais elle peut aussi comporter des risques plus élevés.
2. Approche pilote et progressive : Cette approche implique une migration progressive de l'Onboarding 1.0 vers l'Onboarding 2.0 par phases, en fonction du pays/de la région, du département, de la division, du type d'emploi, de la fonction ou de la localisation. Une population cible spécifique (pilote) est transférée vers le nouveau processus d'intégration pour profiter des nouvelles étapes de collecte de données, y compris les formulaires, les flux de travail et les modèles. Cette approche est généralement utilisée par les grandes organisations dont les configurations sont plus complexes et varient en fonction de la population d'utilisateurs. Il peut s'agir d'une approche plus contrôlée et moins risquée, mais elle peut également impliquer un délai plus long.
3. 1.0 et application hybride d'Onboarding: Cette approche est une combinaison de l'approche Big Bang et de l'approche progressive. Elle peut impliquer un basculement complet pour une certaine base d'utilisateurs, tandis que d'autres utilisateurs sont migrés par phases. Cette approche est généralement utilisée par les organisations ayant un mélange de configurations et de personnalisations simples et complexes. Elle peut offrir un équilibre entre rapidité et contrôle, mais elle peut aussi s'avérer plus complexe.
Si vous n'êtes pas sûr de l'approche qui convient le mieux à votre organisation, notre équipe peut vous aider ! IN-RGY propose également des packages de services « Velocity Solutions » à 3 niveaux qui s'appuient sur nos connaissances et notre expérience approfondies pour propulser votre organisation vers une mise en œuvre rapide et réussie, contactez notre équipe.
> Quels sont les 5 points clés à retenir ?
Alors que SuccessFactors Acceuil et Intégration 1.0 fait place à son successeur, il y a beaucoup de choses à prendre en compte, mais voici les 5 points clés que nous pensons importants de retenir alors que vous vous apprêtez à vous lancer dans ce passionnant voyage de transition, et à voir comment Onboarding 2.0 peut créer une expérience remarquable, comme jamais auparavant !
1. Migration vers Onboarding 2.0 : Envisagez de passer à Onboarding 2.0 pour bénéficier d'une meilleure expérience utilisateur, d'une plus grande configurabilité, de fonctionnalités adaptées aux mobiles et de capacités de reporting et d'analyse améliorées.
2. Aperçu visuel et analyse approfondie : Profitez des tableaux de bord visuels d'Onboarding 2.0 qui offrent une vue d'ensemble des tâches et permettent d'obtenir des informations détaillées sur l'état de chaque étape.
3. Intégration avec les modules SuccessFactors : Profitez d'une gestion transparente de l'ensemble du cycle de vie des employés en intégrant Onboarding 2.0 avec des modules tels que Employee Central et Learning.
4. Activités stratégiques pour les nouvelles recrues : Permettre aux nouveaux embauchés de s'engager dans des activités stratégiques, afin qu'ils partent du bon pied, tout en facilitant une communication efficace entre les managers et les nouveaux embauchés.
5. Une administration rationalisée : Bénéficiez d'une apparence et d'une convivialité cohérentes dans toute la suite HXM grâce à Onboarding 2.0 intégré nativement dans la plateforme SuccessFactors, éliminant ainsi le besoin d'outils d'administration distincts. .
En considérant ces points, les organisations peuvent prendre des décisions éclairées concernant la migration vers SuccessFactors Accueil et Intégration 2.0 (Onboarding) et capitaliser sur ses fonctionnalités et avantages améliorés. De ses fonctions conviviales à ses attraits visuels, de l'autonomisation stratégique à la rationalisation de l'administration, cette mise à jour ouvre un monde de possibilités pour les organisations qui cherchent à révolutionner leur expérience de l' Accueil et Intégration.
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A propos de l'auteur
> Basé à Montréal, Vijay K. détient une certification professionnelle SuccessFactors et accompagne les entreprises dans leurs transformations numériques RH en tant que Conseiller en solutions chez IN-RGY. Ayant travaillé sur diverses implémentations de SIRH & intégrations de systèmes ERP pour de grandes organisations mondiales, Vijay apporte des connaissances approfondies et une expertise étendue pour s'assurer qu'elles maximisent la valeur de leurs systèmes RH.
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