La gestion de projet… ce domaine rempli de rebondissements et de surprises inattendus! Si seulement ce concept voulait simplement dire gérer un projet, puis exécuter le plan de projet. Mais comme vous le savez, la gestion de projet est un « tantinet » plus ardue. Avant tout, cette discipline implique de gérer une équipe, des êtres humains tous différents, mobilisés vers un but commun : le succès du projet. Que la partie commence!
Mobiliser individuellement et collectivement les membres de votre équipe dans la réussite du projet est la mission que tous les gestionnaires de projet poursuivent ardemment, pour ne pas dire sans difficultés.
Pour réussir sa mission, le plus important pour un gestionnaire et son équipe est la capacité de s’adapter aux situations imprévues et d’aligner leur stratégies en fonction des objectifs fixés au départ.
Dans cet article, vous y découvrirez les trois plus grands défis de la gestion de projet depuis nos analyses terrain. Tous les défis commencent… au commencement :
- La planification du projet
- La sélection des ressources pour former l’équipe de projet
- La sélection du gestionnaire adéquat
L’attention que le PM porte à ces trois défis est l’élément clé qui mènera au succès ou à l’échec de votre projet, qu’il soit de petite échelle ou de très grande envergure.
Le premier défi: suivre la recette traditionnelle dans votre planification de projet.
Utiliser les meilleures pratiques et se référer aux expériences passées sont des moyens d’assurer le succès. Dans le processus de planification de toutes choses, une rétroaction sur les leçons à retenir est conseillée. Par expérience chez IN-RGY, on dit que c’est toujours une bonne idée!
Lorsqu’il s’agit de gestion de projet, des leçons sont à retenir sur les stratégies de gestion de projet utilisées. Il s’agit d’une activité à très forte valeur ajoutée qui s’avère essentielle dans chacune des phases de la planification de projet.
Sans évitez la redondance des principes de base, on vous rappelle les ingrédients de la recette magique pour bien mener votre projet dès le départ. Portez attention à toutes ces composantes! Elles pourraient bien être révélatrices de certaines lacunes dans vos projets actuellement en cours :
Planification de la portée (Scope Planning)
Les exigences de la portée du projet sont spécifiées afin de faciliter la répartition du travail et d'éviter de mauvais ajustements dans le temps. C’est aussi dans cette phase que les hypothèses de projet sont émises.
Préparation de la structure de répartition du travail (Preparation of the work breakdown structure)
Le projet est segmenté en étapes, en tâches, et en sous-tâches distinctes.
Élaboration du calendrier du projet (Project schedule development)
Le calendrier complet des activités est développé et on y détaille leur séquence de mise en œuvre en fixant des jalons précis pour tous les biens livrables.
Planification des ressources (Resource planning)
Il est indiqué qui fera quelles tâches, à quel moment, et si des compétences particulières sont requises pour accomplir les biens livrables du projet.
Planification budgétaire (Budget planning)
Le coût budgété à engager pour l'achèvement du projet est spécifié.
Planification des achats (Procurement planning)
Les fournisseurs et les sous-traitants sont qualifiés.
Gestion des risques (Risk management)
Les risques potentiels sont identifiés et des stratégies de prévention et des plans d’action sont mis en place pour répondre aux situations problématiques. Les risques courants incluent : les estimations de coûts et de temps irréalistes, le cycle de révision des clients, les coupes budgétaires, les exigences changeantes et le manque de ressources engagées.
Planification de la qualité (Quality planning)
Les critères de qualité à utiliser pour le projet sont évalués.
Planification de la communication (Communication planning)
La stratégie de communication avec toutes les parties prenantes du projet est conceptualisée.
Le second défi : choisir les meilleurs joueurs pour former une équipe gagnante.
Un projet doit acquérir le nombre requis de ressources et de compétences nécessaires à sa mise en œuvre; sinon, la stratégie d'exécution se doit d’être changée. Eh oui!
- Les projets d'intégration impliquant de nouvelles solutions ou des solutions complexes peuvent nécessiter des compétences spécialisées qui font l'objet d'une forte demande. Donc, des ressources très expérimentées qui peuvent travailler dans un cadre de mise en œuvre de projet spécifique peuvent représenter une monnaie rare. Petit conseil : étendez vos recherches et prenez le temps de sélectionner les bons atouts.
- Pour mieux construire une équipe de projet qui s'aligne avec les objectifs stratégiques, vos experts techniques doivent se soutenir entre eux, et ce, pour toute la durée du projet. Soyez à l’affut de la dynamique au sein de votre équipe! Vous seriez avisé de percevoir toutes surcharges de travail. Vous pourriez ainsi distribuer des activités opérationnelles à d’autres équipes qui puissent consacrer des efforts au projet, au bon moment.
- Des experts qualifiés et des spécialistes en solutions faisant partie de l’équipe d’intégration doivent être en mesure de guider, de diriger et de proposer des solutions qui répondent aux meilleures pratiques de l’industrie et, en définitive, aux utilisateurs finaux. L'inclusion d'un architecte de solution qui s'assurera que les processus soient conçus et mappés de bout en bout est un incontournable dans le monde des projets de nature technologiques.
Le défi ultime: repérer le leader qui vous guidera vers la victoire.
Le gestionnaire de projet est le principal responsable du projet. Choisir le bon PM est donc indispensable à la réussite! Choisissez judicieusement et vous augmenterez considérablement les chances que le projet soit achevé dans les délais, dans les limites du budget, et avec les résultats escomptés.
- Le chef de projet doit s'assurer que les objectifs et le plan du projet sont alignés sur les objectifs de l'entreprise. Il doit bien sûr communiquer en permanence avec toutes les parties prenantes et veiller à ce que les activités du projet et les objectifs commerciaux, y compris les activités de gestion du changement, restent synchronisés. Surtout; lorsque les projets sont complexes et de grande envergure, et que leur durée est significative lorsque ce risque augmente.
- Un bon chef de projet communiquera la vision du projet, inspirera, et aidera l’équipe. Il veillera à ce que les membres de l’équipe fassent partie du processus décisionnel concernant les solutions proposées. Il sera tout autant orienté vers la résolution des conflits en assurant une communication claire à tous les participants. Le PM doit gérer les attentes des parties prenantes continuellement et être avenant des risques du projet, tout en gardant son équipe concentrée sur l'objectif principal. Wow, quelle polyvalence!
- La gestion de projet n’est pas une question d’habilité technique, mais la profondeur des compétences de gestion à travers chaque phase de projet. Tout chef de projet doit avoir des compétences organisationnelles supérieures : en planification, en estimation, en planification budgétaire. MAIS, l’habilité essentielle d’un PM pour la réussite d’un projet, c’est son leadership! Cela nécessite l'énergie et la capacité de mobiliser le personnel pour atteindre les objectifs.
En résumé, les qualités principales d’un bon chef de projet sont: Leadership - Communication - Flexibilité - Ténacité - Patience!
Oui, votre PM a une vision globale, mais a-t-il usé de minutie pour faire face à ces grands défis? Si rien ne lui échappe, votre projet récoltera les honneurs.