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Avec la crise que nous traversons actuellement et les restrictions imposées par la COVID-19, les entreprises se voient contraintes à réfléchir à leurs méthodes de travail. 

Dans ce contexte, les technologies cloud constituent un atout majeur de par leur flexibilité, leur large accessibilité et l’instantanéité qu’elles proposent. 

À ce titre, SuccessFactors peut et doit être considéré comme un atout dans la gestion de cette crise et dans la préparation de la suite. 

Comment diriger son entreprise face à la COVID-19? 

"Assurez-vous que vos réponses soient équilibrées autour des sept dimensions suivantes : 

1. Communications
2. Besoins des employés
3. Voyage
4. Travail à distance
5. Stabilisation de la chaîne d'approvisionnement
6. Suivi et prévisions des affaires
7. Faire partie de la solution plus large "

Si les réponses à ces dimensions ne sont pas toutes de la responsabilité des Ressources Humaines, nous allons cependant vous présenter dans cet article comment vous pouvez mobiliser votre instance SuccessFactors pour répondre efficacement à ces défis. 

Comment communiquer efficacement pendant la crise

SAP SuccessFactors comme plateforme de communication

Exploitez votre page d’accueil comme un média. La puissance de la page d’accueil de votre instance SuccessFactors est souvent mal estimée. 

En effet, grâce à la diversité des contenus mobilisables et à la finesse du « Role-Based Permissions », vous pouvez créer des tuiles personnalisées et ainsi proposer des informations facilement accessibles et en direction d’un public clairement identifié. 

Vous souhaitez créer vos propres tuiles personnalisées ? Suivez notre tutoriel.

Récupérer de l’information grâce au « libre-service Employé »

Déjà largement utilisé comme un outil favorisant le libre-service des employés, Employee Central peut être mobilisé afin de récupérer de l’information de vos employés.

Grâce à la fonctionnalité Extension Center, vous pouvez en effet créer des portlets personnalisés, afin de stocker des informations sur l’état de santé de vos collaborateurs, leur lieu de confinement ou le mode de travail auquel ils sont soumis.

C’est dans cette optique qu’IN-RGY a developpé le portlet « Health Status » pour le proposer à ses clients.

Vous souhaitez en savoir plus sur cette fonctionnalité ? Cliquez-ici

Gardez le lien avec vos employés

Jam comme réseau social interne

Aujourd’hui plus que jamais auparavant, les réseaux sociaux explosent.

"Le niveau d’appels passés via WhatsApp et Messenger a doublé par rapport à la tendance habituelle" a rapporté Mark Zuckerberg le 17 mars 2020.

Le besoin de communiquer et d’échanger se fait ressentir de manière d’autant plus importante à l’heure actuelle, où près de 3.5 milliards de personnes sont confinées à travers la planète.

Dans ce contexte, disposer d'un réseau social interne constitue un enjeu primordial, afin que vos employés ne rompent pas le lien et continuent de développer un sentiment d’appartenance fort.

Créer des groupes Jam, en faire la promotion et inciter vos employés à créer des discussions sur des thèmes professionnels et extra-professionnels, constituent plusieurs moyens efficaces de continuer à entretenir la flamme pendant la crise.

Vous souhaitez en savoir plus sur Jam ? Cliquez ici.

SAP Qualtrics pour un retour d’expérience sur les actions mises en place

SAP Qualtrics est une solution de sondage appartenant au portfolio SAP, spécialisée dans la mesure de l’expérience employé.

Elle facilite l'identification des facteurs d'expérience, d'engagement et de productivité des salariés afin que vous puissiez agir en temps réel et piloter les changements où leur impact sera le plus fort.

Depuis début mars, SAP Qualtrics propose une solution gratuite* - Remote Work Pulse - permettant de recueillir des commentaires sur l’impact de vos communications internes, la configuration de travail à domicile et des idées afin de garantir aux collaborateurs un environnement de travail sain et productif. L'objectif est d’aider les organisations à gérer les changements imposés par l'épidémie de la COVID-19.

Vous souhaitez en savoir plus sur SAP Qualtrics et sur cette offre exclusive ? Cliquez ici.

Mettre en place les conditions d’un télétravail efficace

Le passage en télétravail brutal et massif qu’impose cette crise peut s’avérer un véritable casse-tête pour les entreprises qui n’étaient pas familières avec ces usages.

Là encore, SuccessFactors peut se révéler un relais efficace dans la mise en place de ces pratiques.

S’assurer que chaque employé dispose du matériel nécessaire

On pourra notamment utiliser la fonctionnalité Extension Center pour créer des portlets personnalisés, permettant aux employés de produire des demandes de mises à disposition de matériel.

Les outils de création de règles métiers et de workflows pourront également vous permettre d’associer ces demandes à différents comportements comme des restrictions en fonction des profils d’employés, des processus de validation internes voire l’envoi de notifications aux services adéquats.

Vous souhaitez en savoir plus sur cette fonctionnalité ? Cliquez ici.

Pousser des formations afin de diffuser les bonnes pratiques entourant le travail à distance

En effet, travailler depuis chez soi n’est pas forcément chose facile. Aussi afin de garantir une continuité des opérations, il peut s’avérer important de délivrer méthodes, bonnes pratiques et conseils sur la manière d’organiser ses tâches en télétravail.

Grâce au LMS de SAP SuccessFactors, vous pouvez ajouter du contenu et l’attribuer à vos utilisateurs de façon massive grâce à l’outil du profil d’attribution.

Mettez cette période à profit en encourageant les formations à distance

Il convient peut-être également d’envisager la mise en place de fonctionnalités autorisant la formation à distance comme :

• Le contenu en ligne pour mobile, qui permet à vos apprenants de consommer du contenu hébergé sur votre LMS depuis leurs téléphones intelligents ou tablettes.

• Virtual Learning Services, qui permet l’organisation et la tenue de formations à distance via Webex, Adobe Connect Training ou Teams.

Vous souhaitez en savoir plus sur ces fonctionnalités et plus largement sur les actions à considérer sur votre LMS afin d’en tirer le plein potentiel pendant la crise ? SAP a construit un guide très intéressant évoquant des pistes de configuration Learning Solutions - Remote Workforce and COVID-19 Resources

Assurer la pérennité des affaires

Malheureusement, cette crise s’accompagne d'un lot de drames collectifs et individuels, qui auront des impacts. 

Face à la crise sans précédent à laquelle nous faisons face, certaines entreprises devront réduire considérablement leur force de travail afin d’assurer leur survie. D’autres, quant à elles, devront répondre à des défis inédits comme des recrutements urgents et massifs de personnel.

Réorganiser rapidement la force de travail

Dans un contexte où le recours aux mises à pied temporaires et au chômage partiel deviennent vitaux afin d’assurer la survie et la pérennité des emplois, certaines entreprises sont amenées à faire évoluer les règles, notamment en ce qui concerne l’organisation du temps de travail.

Adapter la configuration de votre module Time Off peut vous permettre d’introduire cette flexibilité de manière à donner plus de souplesse dans la prise de congés.

Pour répondre à ces besoins, IN-RGY a produit une documentation présentant deux solutions rapides à configurer et répondant efficacement à ces problématiques :

• Extension des périodes de pose et de congés
• Création d’un contingent de congés exceptionnels COVID-19

Vous souhaitez en savoir plus sur cette fonctionnalité ? Cliquez ici.

Répondre aux besoins de main-d’œuvre massifs et urgents

Certaines industries se retrouvent face à des enjeux, certes différents, mais non moins compliqués, comme la nécessité de répondre à des besoins de main-d’œuvre urgents et massifs.

Walmart et Amazon par exemple, ont annoncé des plans de recrutement importants, afin de répondre aux besoins créés par la crise de la COVID-19.

Ces recrutements s’avèrent d’autant plus complexes, qu’ils doivent s’opérer dans un contexte de confinement qui complique la mise en relation entre main-d’œuvre et employeurs.

Le module Recruiting Management dispose d’une multitude de fonctionnalités, rapides à implémenter et permettant de faciliter le travail du recruteur.

Les fonctionnalités Evergreen requisition et Quick Apply notamment, apparues avec la dernière release de 2019, s’inscrivent dans ce cadre.

Evergreen Requisition autorise la création d’une demande d’emploi, ouverte pour une période étendue, et qui permettrait de générer un bassin de candidats potentiels pour des postes difficiles à pourvoir, sur lesquels il existe un nombre important de postes disponibles et pour lesquels la nécessité d'avoir une liste permanente de candidats potentiels est nécessaire.

Quick Apply permet aux candidats de postuler en un minimum de clics, sans avoir à remplir un profil complet, fluidifiant ainsi le processus de candidature.

D’autres fonctionnalités, déjà présentes dans la solution, mais souvent peu utilisées par les clients, peuvent répondre aux besoins des recruteurs en temps de crise. Citons par exemple les fonctionnalités de Programme de référencement des employés ou de Centrale d’Entrevues.

Garder le contact avec vos candidats pour anticiper la reprise

Les fonctionnalités offertes par Recruiting Marketing permettent d’intensifier et de cibler les communications à destination de vos candidats.

Candidate Relationship Management par exemple, comme la création de bassins de candidats ou la production de campagnes de courriels vous permettra d’atteindre exactement le public visé et ce avec le contenu approprié, pour une meilleure efficacité.

Recruiting Posting et Job Marketing ensuite, vous permettront de promouvoir vos offres, en les diffusant sur les plateformes d’emploi et les réseaux sociaux les plus populaires, pour une meilleure visibilité.

Soyez créatifs

La liste de fonctionnalités évoquées dans cet article n’a évidemment pas vocation à être exhaustive.

La période que nous traversons impose une prise de distance face à la notion de « meilleures pratiques » dans une crise inédite, tant dans la forme que dans le fond.

Aussi, n’hésitez pas à penser différemment et pourquoi pas à détourner certaines fonctionnalités afin de répondre à vos nouveaux besoins.

L'entreprise Hydro One a par exemple communiqué en début avril sur une initiative originale développée à l’interne et exploitant la puissance du module de Compensation pour construire un tableau de bord de tracking de la COVID-19 dans l’entreprise.

Ce tableau de bord a pu être diffusé auprès de 700 managers du groupe. Il a permis de recueillir des informations sur 80% des employés, et ce, seulement en 48h après avoir été déployé.

Si vous souhaitez en savoir plus sur cette initiative, cliquez ici.

Dans la même verve, vos formulaires de performance peuvent aisément être utilisés comme support pour des sondages ou comme formulaires pour des demandes.

Vous désirez un accompagnement pour mener à bien vos initiatives, contactez-nous.

En résumé, et même si SuccessFactors ne répondra pas à tous vos besoins de gestion de crise, il constituera incontestablement un allié dans la pérennité et la continuité de vos activités de gestion des Ressources Humaines.

Sébastien Roberto

Consultant SAP SuccessFactors

IN-RGY